GalicanTool — Distributor PortalPortal de DistribuidoresPortail DistributeursDistributorenportal

1. Getting Started

Login

1. Open the Distributor Portal at v2.galicantool.com/portal.html.
2. Enter your email and password.
3. Click Sign in.

Main Navigation

Your badge shows Distributor. Catalog prices shown are net distributor prices with your contractual discount already applied.

2. Creating a Quote

Browsing the Catalog

• Search — type product name, SKU code, or description.
• Category filter — filter by product range.
• Brand filter — every product carries a brand tag, 🔵 GALICAN or 🟢 LEVEL. Use the brand filter to show only one brand.
• Load more — at the bottom of the list.

Adding Simple Products

Click the → arrow on any product row to add 1 unit directly to the quote.

Configurable Products (Variant Picker)

1. Click → on a configurable product.
2. Select options for each axis (color, size…).
3. Set the quantity and click Add.
4. Repeat for more variants of the same product.
5. Click Add all to quote.

The Cart Sidebar

The Current quote panel shows: line count, subtotal, VAT, total, and the 50% advance / 50% on delivery split. Click 📋 Review to open the review screen.

One brand per quote — Galican / Level

Galican and Level are managed and invoiced by separate companies. Because of this, a quote can only contain products of a single brand.

• If you try to add a 🟢 LEVEL product to a quote that already has 🔵 GALICAN lines (or vice-versa), the system blocks it and shows a clear warning.
• If you need both brands, simply create two separate quotes — one per brand.
• Everything else works the same for both brands: variant picker, groups, projects, PDF, payment terms.
• Level quotes are processed and invoiced in the Level system; Galican quotes continue exactly as before. You don't need to do anything differently — just pick the products, the portal keeps each brand separate automatically.

How VAT is calculated

3. Grouping Lines (Groups)

Split lines of a single quote into groups — useful when one quote covers several end-customers or competitions.

• The PDF lists each group separately with its own subtotal.
• The total at the bottom still reflects the full quote.

Create / assign a group

1. While adding products, use the Group selector at the top of the cart sidebar.
2. Pick an existing group or click + New group and name it.
3. Any product you add will be tagged with that group, until you change the selector.
4. You can re-assign lines later from the review screen.

4. Reviewing & Sending a Quote

Quote Review Screen

Click 📋 Review:

• Adjust Quantity inline.
• Re-assign Group per line.
• Remove lines with ✕.
• Add Notes that will appear on the PDF.
• Fill Your reference (optional) — it is printed on the PDF.
• Fill End customer email (optional) — your customer receives the order tracking link by email the moment you send (details in §8).
• Totals update instantly.

Save Draft

Click 💾 Save draft. The quote appears in My Quotes as Draft.

Send Quote

1. Click 📤 Send quote.
2. The system assigns a number (e.g. P-2026-00123) and notifies Galican back-office.
3. The quote is confirmed instantly: it becomes an accepted order and you receive the order confirmation by email.

5. Delivery & Shipping

Alternative delivery addresses (dropshipping)

You can have an order delivered to an address other than your own — for example, directly to your end customer.

• In the review screen, choose the address in the Delivery address selector.
• Click ⚙ to manage your addresses: add (up to 10), edit, delete, or mark one as ★ main (preselected by default).
• The chosen address is used for transport and printed on the delivery documents.

Pallet warning

Quotes containing contact obstacles (dog walk, seesaw or A-frame) need a pallet for shipping. If your quote has contact obstacles and no pallet, the review screen shows an orange warning with an ➕ Add pallet button that adds the correct pallet in one click (30–50 € net depending on the type).

If the order ships as a full truck or container, no pallet is needed — simply ignore the warning.

Requesting a shipping quote

Product prices do not include transport. To have Galican arrange the transport:

1. Open the quote detail (its row in My Quotes).
2. Click 🚚 Request shipping quote, choose the urgency and add a note for logistics if needed.
3. Our logistics team prices the transport with our carriers; once priced, it appears as an extra line (Transport cost) in your document.

The detail view shows the status at any time: Requested → In progress → Quoted → Applied.

6. Production Windows

Manufacturing is organized in monthly production windows. When you send a quote, your order is assigned to the current open production month — you will see it in the review screen before confirming.

• Each window covers one calendar month. When a month fills up, it closes and the next month opens automatically.
• We notify you by email whenever a window closes and a new one opens.
• Worst case, your order is manufactured in the last week of its month and ships right after — it is often ready earlier.

Advance payment: the 7-business-day rule

Sending your quote reserves your slot in the window, but the reservation only holds while payment is on time:

1. Pay the 50% advance (or 100% if your payment terms are "100% in advance") within 7 business days of confirming the order.
2. If we haven't received it after 2 business days, you'll get a reminder email.
3. If it still hasn't arrived after 7 business days, the order is automatically cancelled and the slot is released.

7. Managing Your Quotes

Statuses

In My Quotes you can filter by document type (orders / quotes) and by brand (Galican / Level); each row shows its live payment %.

Editing a Draft

1. Click the draft quote row in My Quotes.
2. Click ✏️ Open editor.
3. Modify lines freely.
4. Click 💾 Save draft or 📤 Send.

8. Tracking Links for Your End Customers

There are two ways to keep your end customer in the loop — no login needed in either case, the link itself is the access:

1. Automatic (recommended): fill the End customer email field in the review screen — the moment you send the quote, your customer receives an email with the tracking link of their order.
2. Manual: copy the public tracking link from the order detail at any time and forward it yourself (see below).

What your customer sees

• A branded tracking page in their language (EN/ES/FR/DE) with the order status timeline: confirmed → in production → preparing shipment → shipped.
• Live workshop progress: overall percentage and the current stage of each item (cutting, welding, painting, sewing, assembly…), with product photos.
• The estimated production finish week — always shown as an estimate; shipping is arranged afterwards according to destination.
• With the automatic email they also get an order chat: they can write directly to our team about that order (questions, address details, delivery coordination) — we answer there.
• No prices, no payment information, no internal notes. Ever.

What your customer does NOT get

• Never any prices or margins. Neither the tracking page nor the order chat shows amounts — your commercial terms stay invisible to them.

Manual way: copy the link yourself

1. Open the order from 📄 My Quotes.
2. In the progress section, click 🔗 Copy link.
3. Paste it to your customer. The same link is returned every time — it stays valid until the order is completed.

9. Projects

Group multiple quotes belonging to the same end customer or installation.

Creating a Project

1. Go to 🗂️ Projects.
2. Click + New project.
3. Name it (e.g. "Club Canino Madrid — full setup 2026").

Assigning quotes to a project

When creating a new quote, pick the project from the dropdown in the cart sidebar. You can also assign or re-assign from the quote detail.

Project view

Each project page lists all its quotes with statuses and totals.

10. Payments & Invoicing

Standard distributor terms: 50% advance + 50% on delivery (unless your contract differs). Payment progress is shown next to each accepted quote.

11. Proformas for Your End Customers (Resale)

If you resell to end customers, the portal can generate proforma invoices in your name: your margin, your currency and your own payment details — Galican's bank details never appear. A discreet "manufactured by Galican" note is shown in the footer.

One-time setup

1. Go to the 💶 Proformas tab.
2. Set your margin % over your purchase price, your currency, a manual exchange rate if needed, the payment details shown to your customer (free text — e.g. your bank account, or none) and the validity period in days.

Creating a proforma

1. In 💶 Proformas → New proforma, pick one of your GalicanTool quotes as the source.
2. Enter the end customer's details and language (ES/EN/FR/DE/IT). You can override the margin for that proforma only.
3. Download the PDF or send it by email directly from the portal — it goes out in your name (via Galican) and customer replies arrive to your email.

Proforma prices are your purchase price × (1 + margin), converted to your currency. Taxes not included.

Agents working in your account

If Galican has assigned an agent to your company, that agent works inside your distributor account and can create quotes and proformas on your behalf. You keep full visibility of everything they do.

12. Support & Tickets

The 🎫 Support tab is the direct channel to the Galican team. Every request becomes a numbered ticket — nothing gets lost between emails.

Opening a ticket

1. Pick the topic: order status, product issue, spare part, assembly/use, sales, other.
2. Depending on the topic you can add your order number, the product and up to 4 photos, videos or PDFs (photos/PDFs max 8 MB each, videos max 24 MB).
3. Describe the issue and send. You immediately receive a confirmation email with your ticket number (e.g. TK-2026-0001).

Product issue or spare part: extra details

When the topic is product issue or spare part, the form asks for a few more details so we can resolve the case in one go:

• Product: name, model (FCI / Lite…) and year.
• Solution applied to the problem, if you already did something (repair, reinforcement…).
• Chargeable to: end customer, distributor or under warranty.
• Shipping: add it to one of your projects (you can type the project reference) or direct shipping to the customer.

🎫 My tickets

Next to the form you have My tickets: every ticket you have opened, with its live status — Received → In progress → Resolved. Click any ticket to read the full conversation.

Email updates

You receive an email every time your ticket changes status. To add information, reply to that email quoting the ticket number — it lands directly inside the ticket.

13. API (for Developers)

If you run your own web shop, the GalicanTool API lets your server create quotes automatically — one per order on your site — and returns the quote number and status. It can also sync the product catalogue (with your distributor prices) so you never copy SKUs by hand.

What it can do

• Create a quote with all its lines in a single call — always at your distributor price list (the API never accepts prices or discounts from the caller; VAT is automatic by country).
• Reference + idempotency key: network retries never duplicate a quote.
• submit=true notifies our sales team instantly; submit=false creates a draft you can review in the portal first.
• Query the status of any quote at any time.
• Catalogue sync: products, configuration options and variants with your prices, with an updated_since filter for nightly incremental sync.
• Quote lines can use a parent product + options (e.g. dog walk + surface + regulation + colours) — no need to store thousands of variant SKUs.

Getting access

Ask paco@galican.es for your API key pair (public key + secret). You will receive the full technical documentation (endpoints, curl examples, error codes) together with your credentials. Quotes created via the API also appear in your portal.

14. Theme & Settings

Light / Dark theme

The button at the top right — 🌙 (dark) or ☀️ (light) — toggles between dark and bright palettes. Choice is remembered.

UI Language

Your preferred UI language is set in your account. Ask support@galican.es to change it.

Logout

Click Log out at the top right.

15. Quick Reference

1. Primeros pasos

Acceder

1. Abre el portal en v2.galicantool.com/portal.html.
2. Introduce tu email y tu contraseña.
3. Pulsa Entrar.

Navegación principal

Tu badge muestra Distribuidor. Los precios del catálogo son netos de distribuidor con tu descuento contractual ya aplicado.

2. Crear un presupuesto

Navegar el catálogo

• Buscador — nombre, código SKU o descripción.
• Filtro por categoría.
• Filtro por marca — cada producto lleva una etiqueta de marca, 🔵 GALICAN o 🟢 LEVEL. Usa el filtro de marca para ver solo una de las dos.
• Cargar más al final de la lista.

Añadir productos simples

Pulsa la flecha → de cualquier producto para añadir 1 unidad al presupuesto.

Productos configurables (variantes)

1. Pulsa → en un producto configurable.
2. Elige las opciones de cada eje (color, talla…).
3. Indica la cantidad y pulsa Añadir.
4. Repite para más variantes.
5. Pulsa Añadir todo al presupuesto.

Panel del presupuesto

El panel Presupuesto en curso muestra: líneas, subtotal, IVA, total y la división 50% anticipo / 50% al entregar. Pulsa 📋 Revisar para abrir la revisión.

Una marca por presupuesto — Galican / Level

Galican y Level se gestionan y facturan desde empresas distintas. Por eso, un presupuesto solo puede contener productos de una única marca.

• Si intentas añadir un producto 🟢 LEVEL a un presupuesto que ya tiene líneas 🔵 GALICAN (o al revés), el sistema lo bloquea y muestra un aviso claro.
• Si necesitas ambas marcas, simplemente crea dos presupuestos separados — uno por marca.
• Todo lo demás funciona igual para las dos marcas: variantes, grupos, proyectos, PDF, condiciones de pago.
• Los presupuestos de Level se gestionan y facturan en el sistema de Level; los de Galican siguen exactamente igual que siempre. No tienes que hacer nada distinto — solo elige los productos, el portal separa cada marca automáticamente.

Cómo se calcula el IVA

3. Agrupar líneas (grupos)

Divide las líneas de un presupuesto en grupos — útil cuando un presupuesto cubre varios clientes finales o competiciones.

• El PDF lista cada grupo por separado con su propio subtotal.
• El total final sigue reflejando todo el presupuesto.

Crear / asignar grupo

1. Mientras añades productos, usa el selector Grupo arriba en el panel.
2. Elige uno existente o pulsa + Nuevo grupo y dale nombre.
3. Cada producto que añadas queda etiquetado con ese grupo hasta que cambies el selector.
4. Puedes reasignar líneas más tarde desde la pantalla de revisión.

4. Revisar y enviar el presupuesto

Pantalla de revisión

Pulsa 📋 Revisar:

• Ajusta Cantidad en línea.
• Reasigna Grupo por línea.
• Quita líneas con ✕.
• Añade Notas que aparecerán en el PDF.
• Rellena Tu referencia (opcional) — sale impresa en el PDF.
• Rellena Email cliente final (opcional) — tu cliente recibe por email el enlace de seguimiento de su pedido en el momento de enviar (detalles en §8).
• Los totales se recalculan al instante.

Guardar borrador

Pulsa 💾 Guardar borrador. Aparecerá en Mis presupuestos como Borrador.

Enviar presupuesto

1. Pulsa 📤 Enviar presupuesto.
2. El sistema asigna un número (p. ej. P-2026-00123) y notifica al back-office de Galican.
3. El presupuesto se confirma al instante: se convierte en pedido aceptado y recibes la confirmación del pedido por email.

5. Entrega y transporte

Direcciones de entrega alternativas (dropshipping)

Puedes hacer que el pedido se entregue en una dirección distinta a la tuya — por ejemplo, directamente a tu cliente final.

• En la pantalla de revisión, elige la dirección en el selector Dirección de entrega.
• Pulsa ⚙ para gestionar tus direcciones: añadir (hasta 10), editar, borrar o marcar una como ★ principal (se preselecciona por defecto).
• La dirección elegida se usa para el transporte y aparece en los documentos de entrega.

Aviso de pallet

Los presupuestos con obstáculos de contacto (pasarela, balancín o empalizada) necesitan pallet para el envío. Si tu presupuesto lleva contacto y no tiene pallet, la revisión muestra un aviso naranja con el botón ➕ Añadir pallet que añade el pallet correcto con un clic (30–50 € netos según el tipo).

Si el pedido va en camión completo o contenedor, no hace falta pallet: simplemente ignora el aviso.

Solicitar cotización de transporte

Los precios de producto no incluyen transporte. Para que Galican gestione el transporte:

1. Abre el detalle del presupuesto (su fila en Mis presupuestos).
2. Pulsa 🚚 Solicitar cotización de transporte, elige la urgencia y añade una nota para logística si hace falta.
3. Nuestro equipo de logística lo tarifica con los transportistas y, una vez cotizado, aparece como una línea más (Coste de transporte) en tu documento.

En el detalle verás el estado en cualquier momento: Solicitada → En gestión → Cotizada → Aplicada.

6. Ventanas de producción

La fabricación se organiza en ventanas mensuales de producción. Al enviar un presupuesto, tu pedido se asigna al mes de producción abierto en ese momento — lo verás en la pantalla de revisión antes de confirmar.

• Cada ventana cubre un mes natural. Cuando un mes se llena, se cierra y el siguiente se abre automáticamente.
• Te avisamos por email cada vez que una ventana se cierra y se abre una nueva.
• En el peor caso, tu pedido se fabrica en la última semana de su mes y se envía justo después — a menudo está listo antes.

Anticipo: la regla de los 7 días laborables

Enviar el presupuesto reserva tu hueco en la ventana, pero la reserva solo se mantiene si el pago llega a tiempo:

1. Paga el anticipo del 50 % (o el 100 % si tu condición de pago es "100 % por adelantado") en un plazo de 7 días laborables desde la confirmación del pedido.
2. Si no lo hemos recibido a los 2 días laborables, recibirás un email de recordatorio.
3. Si a los 7 días laborables sigue sin llegar, el pedido se cancela automáticamente y el hueco se libera.

7. Gestionar tus presupuestos

Estados

En Mis presupuestos puedes filtrar por tipo de documento (pedidos / presupuestos) y por marca (Galican / Level); cada fila muestra su % pagado en vivo.

Editar un borrador

1. Pulsa la fila del borrador en Mis presupuestos.
2. Pulsa ✏️ Abrir editor.
3. Modifica líneas libremente.
4. Pulsa 💾 Guardar borrador o 📤 Enviar.

8. Enlaces de seguimiento para tus clientes finales

Hay dos formas de mantener al día a tu cliente final — en ninguna hacen falta usuario ni contraseña: el enlace es el acceso:

1. Automática (recomendada): rellena el campo Email cliente final en la pantalla de revisión — en el momento de enviar, tu cliente recibe un email con el enlace de seguimiento de su pedido.
2. Manual: copia el enlace público de seguimiento desde el detalle del pedido cuando quieras y reenvíalo tú (abajo).

Qué ve tu cliente

• Una página de seguimiento con la marca Galican, en su idioma (EN/ES/FR/DE), con la línea de tiempo del pedido: confirmado → en producción → preparando envío → enviado.
• Progreso del taller en vivo: porcentaje global y la fase actual de cada producto (corte, soldadura, pintura, costura, montaje…), con fotos.
• La semana estimada de fin de fabricación — siempre como estimación; el envío se coordina después según el destino.
• Con el email automático tiene además un chat del pedido: puede escribir directamente a nuestro equipo sobre ese pedido (dudas, datos de entrega, coordinación del envío) — respondemos ahí.
• Sin precios, sin datos de pago, sin notas internas. Nunca.

Qué NO tiene tu cliente

• Nunca precios ni márgenes. Ni la página de seguimiento ni el chat del pedido muestran importes — tus condiciones comerciales quedan invisibles para él.

Vía manual: copia el enlace tú mismo

1. Abre el pedido desde 📄 Mis presupuestos.
2. En la sección de progreso, pulsa 🔗 Copiar enlace.
3. Pégalo donde quieras para tu cliente. Siempre devuelve el mismo enlace — sigue válido hasta que el pedido se completa.

9. Proyectos

Agrupa varios presupuestos que pertenecen al mismo cliente final o instalación.

Crear un proyecto

1. Ve a 🗂️ Proyectos.
2. Pulsa + Nuevo proyecto.
3. Dale un nombre (p. ej. "Club Canino Madrid — instalación completa 2026").

Asignar presupuestos a un proyecto

Al crear un nuevo presupuesto, elige el proyecto en el desplegable del panel lateral. También puedes asignar o reasignar desde el detalle del presupuesto.

Vista de proyecto

Cada página de proyecto lista todos sus presupuestos con estado y total.

10. Pagos y facturación

Condiciones estándar de distribuidor: 50% anticipo + 50% al entregar (salvo que tu contrato diga otra cosa). El progreso de pago aparece junto a cada presupuesto aceptado.

11. Proformas para tus clientes finales (reventa)

Si revendes a clientes finales, el portal puede generar facturas proforma a tu nombre: tu margen, tu moneda y tus propios datos de pago — los datos bancarios de Galican nunca aparecen. En el pie se muestra una nota discreta de "fabricado por Galican".

Configuración inicial (una sola vez)

1. Ve a la pestaña 💶 Proformas.
2. Define tu margen % sobre tu precio de compra, tu moneda, un tipo de cambio manual si lo necesitas, los datos de pago que verá tu cliente (texto libre — p.ej. tu cuenta bancaria, o ninguno) y los días de validez.

Crear una proforma

1. En 💶 Proformas → Nueva proforma, elige uno de tus presupuestos de GalicanTool como origen.
2. Introduce los datos del cliente final y su idioma (ES/EN/FR/DE/IT). Puedes sobrescribir el margen solo para esa proforma.
3. Descarga el PDF o envíalo por email directamente desde el portal — sale a tu nombre (vía Galican) y las respuestas del cliente llegan a tu email.

Los precios de la proforma son tu precio de compra × (1 + margen), convertidos a tu moneda. Impuestos no incluidos.

Agentes trabajando en tu cuenta

Si Galican te ha asignado un agente, ese agente trabaja dentro de tu cuenta de distribuidor y puede crear presupuestos y proformas en tu nombre. Tú mantienes visibilidad total de todo lo que hace.

12. Soporte y tickets

La pestaña 🎫 Soporte es el canal directo con el equipo Galican. Cada consulta se convierte en un ticket numerado — nada se pierde entre emails.

Abrir un ticket

1. Elige el tema: estado de pedido, problema con un producto, recambio, montaje/uso, comercial, otro.
2. Según el tema puedes añadir tu número de pedido, el producto y hasta 4 fotos, vídeos o PDF (fotos/PDF máx. 8 MB cada uno, vídeos máx. 24 MB).
3. Describe la consulta y envía. Recibes al momento un email de confirmación con tu número de ticket (ej. TK-2026-0001).

Problema con un producto o recambio: datos extra

Cuando el tema es problema con un producto o recambio, el formulario pide algunos datos más para resolver el caso a la primera:

• Producto: nombre, modelo (FCI / Lite…) y año.
• Solución aportada al problema, si ya hiciste algo (reparación, refuerzo…).
• A cargo de: cliente final, distribuidor o en garantía.
• Envío: añadirlo a uno de tus proyectos (puedes indicar la referencia del proyecto) o envío directo al cliente.

🎫 Mis tickets

Junto al formulario tienes Mis tickets: todos los tickets que has abierto, con su estado en vivo — Recibido → En curso → Resuelto. Pulsa cualquiera para leer la conversación completa.

Avisos por email

Recibes un email cada vez que tu ticket cambia de estado. Para añadir información, responde a ese email citando el número de ticket — cae directamente dentro del ticket.

13. API (para desarrolladores)

Si tienes tienda online, la API de GalicanTool permite a tu servidor crear presupuestos automáticamente — uno por pedido de tu web — y devuelve el número de presupuesto y su estado. También puede sincronizar el catálogo de productos (con tus precios de distribuidor) para que no tengas que copiar SKUs a mano.

Qué puede hacer

• Crear un presupuesto con todas sus líneas en una sola llamada — siempre a tu tarifa de distribuidor (la API nunca acepta precios ni descuentos del llamante; el IVA es automático por país).
• Referencia + clave de idempotencia: los reintentos de red nunca duplican un presupuesto.
• submit=true avisa a nuestro equipo de ventas al momento; submit=false crea un borrador que puedes revisar antes en el portal.
• Consultar el estado de cualquier presupuesto en cualquier momento.
• Sincronización de catálogo: productos, opciones de configuración y variantes con tus precios, con filtro updated_since para sync incremental nocturno.
• Las líneas pueden usar producto padre + opciones (p.ej. pasarela + superficie + reglamento + colores) — sin necesidad de guardar miles de SKUs de variante.

Cómo obtener acceso

Pide tu par de claves de API (clave pública + secreta) a paco@galican.es. Recibirás la documentación técnica completa (endpoints, ejemplos curl, códigos de error) junto con tus credenciales. Los presupuestos creados vía API aparecen también en tu portal.

14. Tema y ajustes

Tema claro / oscuro

El botón arriba a la derecha — 🌙 (oscuro) o ☀️ (claro) — alterna entre los dos temas. Se recuerda la elección.

Idioma de la interfaz

Tu idioma preferido está fijado en tu cuenta. Pide el cambio a support@galican.es.

Cerrar sesión

Pulsa Cerrar sesión arriba a la derecha.

15. Referencia rápida

1. Premiers pas

Connexion

1. Ouvre le portail sur v2.galicantool.com/portal.html.
2. Saisis ton email et ton mot de passe.
3. Clique sur Se connecter.

Navigation principale

Ton badge affiche Distributeur. Les prix du catalogue sont nets distributeur avec ta remise contractuelle déjà appliquée.

2. Créer un devis

Parcourir le catalogue

• Recherche — nom, code SKU ou description.
• Filtre catégorie.
• Filtre marque — chaque produit porte une étiquette de marque, 🔵 GALICAN ou 🟢 LEVEL. Utilise le filtre marque pour n'afficher qu'une seule marque.
• Charger plus en bas de la liste.

Ajouter un produit simple

Clique la flèche → pour ajouter 1 unité au devis.

Produits configurables (variantes)

1. Clique → sur un produit configurable.
2. Choisis les options sur chaque axe (couleur, taille…).
3. Renseigne la quantité et clique Ajouter.
4. Répète pour d'autres variantes.
5. Clique Tout ajouter au devis.

Panneau du devis

Le panneau Devis en cours affiche les lignes, le sous-total, la TVA, le total et la répartition 50% acompte / 50% à la livraison. Clique 📋 Vérifier pour ouvrir la revue.

Une seule marque par devis — Galican / Level

Galican et Level sont gérées et facturées par des sociétés distinctes. C'est pourquoi un devis ne peut contenir que des produits d'une seule marque.

• Si tu essaies d'ajouter un produit 🟢 LEVEL à un devis qui contient déjà des lignes 🔵 GALICAN (ou l'inverse), le système bloque l'ajout et affiche un avertissement clair.
• Si tu as besoin des deux marques, crée simplement deux devis séparés — un par marque.
• Tout le reste fonctionne pareil pour les deux marques : variantes, groupes, projets, PDF, conditions de paiement.
• Les devis Level sont traités et facturés dans le système Level ; les devis Galican continuent exactement comme avant. Tu n'as rien à faire de différent — choisis simplement les produits, le portail sépare chaque marque automatiquement.

Calcul de la TVA

3. Regrouper des lignes

Divise les lignes d'un devis en groupes — utile quand un devis couvre plusieurs clients finaux ou compétitions.

• Le PDF liste chaque groupe séparément avec son propre sous-total.
• Le total en bas reflète toujours l'ensemble du devis.

Créer / assigner un groupe

1. En ajoutant des produits, utilise le sélecteur Groupe en haut du panneau.
2. Choisis un groupe existant ou clique sur + Nouveau groupe et nomme-le.
3. Chaque produit ajouté est tagué avec ce groupe jusqu'à changement.
4. Tu peux réassigner les lignes plus tard depuis l'écran de vérification.

4. Vérifier et envoyer un devis

Écran de vérification

Clique sur 📋 Vérifier :

• Ajuste la Quantité en ligne.
• Réassigne le Groupe par ligne.
• Supprime des lignes avec ✕.
• Ajoute des Notes visibles sur le PDF.
• Renseigne Votre référence (optionnel) — imprimée sur le PDF.
• Renseigne Email du client final (optionnel) — votre client reçoit par email le lien de suivi de sa commande dès l'envoi (détails en §8).
• Les totaux sont mis à jour en direct.

Enregistrer un brouillon

Clique 💾 Enregistrer brouillon. Le devis apparaît dans Mes devis comme Brouillon.

Envoyer le devis

1. Clique 📤 Envoyer le devis.
2. Le système attribue un numéro (ex. P-2026-00123) et notifie le back-office Galican.
3. Le devis est confirmé instantanément : il devient une commande acceptée et vous recevez la confirmation par email.

5. Livraison et transport

Adresses de livraison alternatives (dropshipping)

Vous pouvez faire livrer une commande à une adresse différente de la vôtre — par exemple, directement chez votre client final.

• Dans l'écran de révision, choisissez l'adresse dans le sélecteur Adresse de livraison.
• Cliquez sur ⚙ pour gérer vos adresses : ajouter (jusqu'à 10), modifier, supprimer ou définir une adresse ★ principale (présélectionnée par défaut).
• L'adresse choisie est utilisée pour le transport et figure sur les documents de livraison.

Alerte palette

Les devis contenant des obstacles à contact (passerelle, balançoire ou palissade) nécessitent une palette pour l'expédition. Si votre devis contient du contact sans palette, l'écran de révision affiche une alerte orange avec le bouton ➕ Ajouter une palette qui ajoute la bonne palette en un clic (30–50 € net selon le type).

Si la commande part en camion complet ou conteneur, aucune palette n'est nécessaire : ignorez simplement l'alerte.

Demander un devis de transport

Les prix des produits n'incluent pas le transport. Pour que Galican organise le transport :

1. Ouvrez le détail du devis (sa ligne dans Mes devis).
2. Cliquez sur 🚚 Demander un devis de transport, choisissez l'urgence et ajoutez une note pour la logistique si besoin.
3. Notre équipe logistique tarife le transport avec nos transporteurs ; une fois chiffré, il apparaît comme une ligne supplémentaire (Frais de transport) dans votre document.

Le détail affiche le statut à tout moment : Demandé → En cours → Chiffré → Appliqué.

6. Fenêtres de production

La fabrication est organisée en fenêtres de production mensuelles. Quand vous envoyez un devis, votre commande est affectée au mois de production ouvert à ce moment-là — vous le voyez dans l'écran de vérification avant de confirmer.

• Chaque fenêtre couvre un mois calendaire. Quand un mois est complet, il se ferme et le mois suivant s'ouvre automatiquement.
• Nous vous prévenons par email à chaque fermeture d'une fenêtre et ouverture d'une nouvelle.
• Dans le pire des cas, votre commande est fabriquée la dernière semaine de son mois et expédiée juste après — elle est souvent prête plus tôt.

Acompte : la règle des 7 jours ouvrés

L'envoi du devis réserve votre créneau dans la fenêtre, mais la réservation ne tient que si le paiement arrive à temps :

1. Payez l'acompte de 50 % (ou 100 % si votre condition de paiement est « 100 % d'avance ») dans les 7 jours ouvrés suivant la confirmation de la commande.
2. Si nous ne l'avons pas reçu au bout de 2 jours ouvrés, vous recevez un email de rappel.
3. S'il n'est toujours pas arrivé au bout de 7 jours ouvrés, la commande est automatiquement annulée et le créneau libéré.

7. Gérer vos devis

Statuts

Dans Mes devis, filtrez par type de document (commandes / devis) et par marque (Galican / Level) ; chaque ligne affiche son % payé en direct.

Modifier un brouillon

1. Clique sur la ligne du brouillon dans Mes devis.
2. Clique sur ✏️ Ouvrir l'éditeur.
3. Modifie les lignes librement.
4. Clique sur 💾 Enregistrer brouillon ou 📤 Envoyer.

8. Liens de suivi pour vos clients finaux

Il existe deux façons de tenir votre client final informé — sans identifiant dans les deux cas : le lien est l'accès :

1. Automatique (recommandé) : renseignez le champ Email du client final dans l'écran de vérification — dès l'envoi, votre client reçoit un email avec le lien de suivi de sa commande.
2. Manuelle : copiez le lien de suivi public depuis le détail de la commande à tout moment et transmettez-le vous-même (ci-dessous).

Ce que voit votre client

• Une page de suivi aux couleurs Galican, dans sa langue (EN/ES/FR/DE), avec la chronologie de la commande : confirmée → en production → préparation de l'expédition → expédiée.
• La progression de l'atelier en direct : pourcentage global et étape actuelle de chaque article (découpe, soudure, peinture, couture, montage…), avec photos.
• La semaine estimée de fin de fabrication — toujours comme estimation ; l'expédition est ensuite organisée selon la destination.
• Avec l'email automatique, il dispose aussi d'un chat de commande : il peut écrire directement à notre équipe au sujet de cette commande (questions, adresse, coordination de la livraison) — nous répondons là-bas.
• Aucun prix, aucune donnée de paiement, aucune note interne. Jamais.

Ce que votre client n'a PAS

• Jamais de prix ni de marges. Ni la page de suivi ni le chat de commande n'affichent de montants — vos conditions commerciales restent invisibles pour lui.

Voie manuelle : copiez le lien vous-même

1. Ouvrez la commande depuis 📄 Mes devis.
2. Dans la section de progression, cliquez sur 🔗 Copier le lien.
3. Collez-le où vous voulez pour votre client. Le même lien est renvoyé à chaque fois — il reste valide jusqu'à la clôture de la commande.

9. Projets

Regroupe plusieurs devis appartenant au même client final ou à la même installation.

Créer un projet

1. Va dans 🗂️ Projets.
2. Clique sur + Nouveau projet.
3. Donne-lui un nom (ex. « Club Canin Madrid — installation complète 2026 »).

Affecter des devis à un projet

Lors de la création d'un devis, choisis le projet dans le menu déroulant du panneau. Tu peux aussi affecter ou réaffecter depuis le détail du devis.

Vue Projet

Chaque page de projet liste tous ses devis avec leur statut et leur total.

10. Paiements et facturation

Conditions standard : 50% à la commande + 50% à la livraison (sauf contrat différent). Le progrès du paiement est visible à côté de chaque devis accepté.

11. Proformas pour vos clients finaux (revente)

Si vous revendez à des clients finaux, le portail peut générer des factures proforma à votre nom : votre marge, votre devise et vos propres coordonnées de paiement — les coordonnées bancaires de Galican n'apparaissent jamais. Une mention discrète « fabriqué par Galican » figure en pied de page.

Configuration initiale (une seule fois)

1. Allez à l'onglet 💶 Proformas.
2. Définissez votre marge % sur votre prix d'achat, votre devise, un taux de change manuel si nécessaire, les coordonnées de paiement visibles par votre client (texte libre — p. ex. votre compte bancaire, ou aucune) et la durée de validité en jours.

Créer une proforma

1. Dans 💶 Proformas → Nouvelle proforma, choisissez l'un de vos devis GalicanTool comme source.
2. Saisissez les coordonnées du client final et sa langue (ES/EN/FR/DE/IT). Vous pouvez modifier la marge pour cette proforma uniquement.
3. Téléchargez le PDF ou envoyez-le par email directement depuis le portail — il part en votre nom (via Galican) et les réponses du client arrivent dans votre boîte mail.

Les prix de la proforma sont votre prix d'achat × (1 + marge), convertis dans votre devise. Taxes non incluses.

Agents travaillant dans votre compte

Si Galican vous a attribué un agent, cet agent travaille dans votre compte distributeur et peut créer des devis et des proformas en votre nom. Vous gardez une visibilité totale sur tout ce qu'il fait.

12. Support et tickets

L'onglet 🎫 Support est le canal direct avec l'équipe Galican. Chaque demande devient un ticket numéroté — plus rien ne se perd entre les emails.

Ouvrir un ticket

1. Choisissez le sujet : statut de commande, problème produit, pièce détachée, montage/usage, commercial, autre.
2. Selon le sujet, vous pouvez ajouter votre numéro de commande, le produit et jusqu'à 4 photos, vidéos ou PDF (photos/PDF max 8 Mo chacun, vidéos max 24 Mo).
3. Décrivez la demande et envoyez. Vous recevez aussitôt un email de confirmation avec votre numéro de ticket (ex. TK-2026-0001).

Problème produit ou pièce détachée : détails supplémentaires

Quand le sujet est problème produit ou pièce détachée, le formulaire demande quelques détails de plus pour résoudre le cas du premier coup :

• Produit : nom, modèle (FCI / Lite…) et année.
• Solution apportée au problème, si vous avez déjà fait quelque chose (réparation, renfort…).
• À la charge de : client final, distributeur ou sous garantie.
• Expédition : l'ajouter à l'un de vos projets (vous pouvez indiquer la référence du projet) ou expédition directe au client.

🎫 Mes tickets

À côté du formulaire, vous trouvez Mes tickets : tous les tickets ouverts, avec leur statut en direct — Reçu → En cours → Résolu. Cliquez sur l'un d'eux pour lire toute la conversation.

Notifications par email

Vous recevez un email à chaque changement de statut de votre ticket. Pour ajouter une information, répondez à cet email en citant le numéro de ticket — il arrive directement dans le ticket.

13. API (pour développeurs)

Si vous avez une boutique en ligne, l'API GalicanTool permet à votre serveur de créer des devis automatiquement — un par commande de votre site — et renvoie le numéro de devis et son statut. Elle peut aussi synchroniser le catalogue produits (avec vos prix distributeur) pour ne jamais copier de SKU à la main.

Ce qu'elle permet

• Créer un devis avec toutes ses lignes en un seul appel — toujours à votre tarif distributeur (l'API n'accepte jamais de prix ni de remises de l'appelant ; la TVA est automatique selon le pays).
• Référence + clé d'idempotence : les tentatives réseau répétées ne dupliquent jamais un devis.
• submit=true notifie immédiatement notre équipe commerciale ; submit=false crée un brouillon que vous pouvez d'abord réviser dans le portail.
• Consulter le statut de n'importe quel devis à tout moment.
• Synchronisation du catalogue : produits, options de configuration et variantes avec vos prix, avec filtre updated_since pour une synchro incrémentale nocturne.
• Les lignes peuvent utiliser un produit parent + options (p. ex. passerelle + surface + règlement + couleurs) — sans stocker des milliers de SKU de variantes.

Obtenir un accès

Demandez votre paire de clés API (clé publique + secrète) à paco@galican.es. Vous recevrez la documentation technique complète (endpoints, exemples curl, codes d'erreur) avec vos identifiants. Les devis créés via l'API apparaissent aussi dans votre portail.

14. Thème et réglages

Thème clair / sombre

Le bouton 🌙 (sombre) / ☀️ (clair) en haut à droite alterne entre les thèmes. Le choix est mémorisé.

Langue de l'interface

La langue préférée est définie dans ton compte. Demande à support@galican.es pour la changer.

Déconnexion

Bouton Déconnexion en haut à droite.

15. Référence rapide

1. Erste Schritte

Login

1. Öffne das Portal unter v2.galicantool.com/portal.html.
2. Gib deine E-Mail und dein Passwort ein.
3. Klicke auf Anmelden.

Hauptnavigation

Dein Badge zeigt Distributor. Die Katalogpreise sind Distributor-Nettopreise mit deinem vertraglichen Rabatt bereits enthalten.

2. Angebot erstellen

Katalog durchsuchen

• Suche — Name, SKU oder Beschreibung.
• Kategoriefilter.
• Markenfilter — jedes Produkt trägt ein Markenlabel, 🔵 GALICAN oder 🟢 LEVEL. Mit dem Markenfilter kannst du nur eine Marke anzeigen.
• Mehr laden am Ende der Liste.

Einfache Produkte hinzufügen

Klicke den Pfeil →, um 1 Stück hinzuzufügen.

Konfigurierbare Produkte (Variantenwähler)

1. Klicke → auf ein konfigurierbares Produkt.
2. Wähle die Optionen pro Achse (Farbe, Größe…).
3. Setze die Menge und klicke Hinzufügen.
4. Wiederhole für weitere Varianten.
5. Klicke Alles zum Angebot.

Angebot-Seitenleiste

Das Panel Aktuelles Angebot zeigt Zeilen, Zwischensumme, MwSt., Gesamt und die Aufteilung 50% Anzahlung / 50% bei Lieferung. Klicke 📋 Prüfen.

Eine Marke pro Angebot — Galican / Level

Galican und Level werden von getrennten Firmen verwaltet und abgerechnet. Deshalb kann ein Angebot nur Produkte einer einzigen Marke enthalten.

• Wenn du versuchst, ein 🟢 LEVEL-Produkt zu einem Angebot hinzuzufügen, das bereits 🔵 GALICAN-Positionen enthält (oder umgekehrt), blockiert das System dies und zeigt eine klare Warnung.
• Wenn du beide Marken benötigst, erstelle einfach zwei getrennte Angebote — eines pro Marke.
• Alles andere funktioniert für beide Marken gleich: Variantenwähler, Gruppen, Projekte, PDF, Zahlungsbedingungen.
• Level-Angebote werden im Level-System bearbeitet und abgerechnet; Galican-Angebote laufen genau wie bisher weiter. Du musst nichts anders machen — wähle einfach die Produkte, das Portal trennt jede Marke automatisch.

MwSt.-Berechnung

3. Zeilen gruppieren

Teile die Zeilen eines Angebots in Gruppen — praktisch, wenn ein Angebot mehrere Endkunden oder Wettkämpfe abdeckt.

• Das PDF listet jede Gruppe separat mit eigener Zwischensumme.
• Die Gesamtsumme unten umfasst weiterhin das ganze Angebot.

Gruppe erstellen / zuordnen

1. Beim Hinzufügen von Produkten den Gruppe-Wähler oben verwenden.
2. Bestehende Gruppe wählen oder + Neue Gruppe klicken.
3. Jedes hinzugefügte Produkt wird mit dieser Gruppe markiert.
4. Du kannst Zeilen später in der Prüfungsansicht neu zuordnen.

4. Angebot prüfen und senden

Prüfungs-Bildschirm

Klicke auf 📋 Prüfen:

• Menge inline anpassen.
• Gruppe pro Zeile neu zuordnen.
• Zeilen mit ✕ entfernen.
• Notizen hinzufügen (erscheinen im PDF).
• Ihre Referenz ausfüllen (optional) — wird im PDF gedruckt.
• E-Mail des Endkunden ausfüllen (optional) — Ihr Kunde erhält beim Senden automatisch den Tracking-Link zu seiner Bestellung per E-Mail (Details in §8).
• Summen werden live aktualisiert.

Entwurf speichern

Klicke 💾 Entwurf speichern. Erscheint in Meine Angebote als Entwurf.

Angebot senden

1. Klicke 📤 Angebot senden.
2. Das System vergibt eine Nummer (z.B. P-2026-00123) und benachrichtigt das Galican-Back-Office.
3. Das Angebot wird sofort bestätigt: es wird zu einer angenommenen Bestellung und Sie erhalten die Bestellbestätigung per E-Mail.

5. Lieferung und Transport

Alternative Lieferadressen (Dropshipping)

Sie können eine Bestellung an eine andere Adresse als Ihre eigene liefern lassen — zum Beispiel direkt an Ihren Endkunden.

• Wählen Sie im Prüfbildschirm die Adresse im Auswahlfeld Lieferadresse.
• Über ⚙ verwalten Sie Ihre Adressen: hinzufügen (bis zu 10), bearbeiten, löschen oder eine als ★ Hauptadresse markieren (standardmäßig vorausgewählt).
• Die gewählte Adresse wird für den Transport verwendet und auf den Lieferdokumenten ausgedruckt.

Paletten-Hinweis

Angebote mit Kontaktgeräten (Laufsteg, Wippe oder Sprungwand) benötigen für den Versand eine Palette. Enthält Ihr Angebot Kontaktgeräte ohne Palette, zeigt der Prüfbildschirm einen orangen Hinweis mit der Schaltfläche ➕ Palette hinzufügen, die die passende Palette mit einem Klick hinzufügt (30–50 € netto je nach Typ).

Bei Versand als Komplett-Lkw oder Container ist keine Palette nötig — ignorieren Sie den Hinweis einfach.

Transportangebot anfordern

Die Produktpreise enthalten keinen Transport. So beauftragen Sie Galican mit dem Transport:

1. Öffnen Sie die Angebotsdetails (Zeile unter Meine Angebote).
2. Klicken Sie auf 🚚 Transportangebot anfordern, wählen Sie die Dringlichkeit und fügen Sie bei Bedarf eine Notiz für die Logistik hinzu.
3. Unser Logistikteam kalkuliert den Transport mit unseren Speditionen; nach der Kalkulation erscheint er als zusätzliche Position (Transportkosten) in Ihrem Dokument.

Im Detail sehen Sie jederzeit den Status: Angefordert → In Bearbeitung → Kalkuliert → Angewendet.

6. Produktionsfenster

Die Fertigung ist in monatliche Produktionsfenster organisiert. Beim Absenden eines Angebots wird Ihre Bestellung dem aktuell offenen Produktionsmonat zugeordnet — Sie sehen ihn im Prüfbildschirm vor der Bestätigung.

• Jedes Fenster deckt einen Kalendermonat ab. Wenn ein Monat voll ist, wird er geschlossen und der nächste Monat öffnet automatisch.
• Wir benachrichtigen Sie per E-Mail, sobald ein Fenster geschlossen und ein neues geöffnet wird.
• Im schlechtesten Fall wird Ihre Bestellung in der letzten Woche ihres Monats gefertigt und direkt danach versendet — oft ist sie früher fertig.

Anzahlung: die 7-Werktage-Regel

Das Absenden des Angebots reserviert Ihren Platz im Fenster, aber die Reservierung gilt nur, solange die Zahlung fristgerecht eingeht:

1. Zahlen Sie die 50-%-Anzahlung (oder 100 %, falls Ihre Zahlungsbedingung „100 % im Voraus" lautet) innerhalb von 7 Werktagen nach Bestätigung der Bestellung.
2. Ist die Zahlung nach 2 Werktagen nicht eingegangen, erhalten Sie eine Erinnerungs-E-Mail.
3. Ist sie nach 7 Werktagen noch nicht eingegangen, wird die Bestellung automatisch storniert und der Platz freigegeben.

7. Angebote verwalten

Status

In Meine Angebote können Sie nach Dokumenttyp (Bestellungen / Angebote) und Marke (Galican / Level) filtern; jede Zeile zeigt ihren live Zahlungs-%-Stand.

Entwurf bearbeiten

1. Klicke in Meine Angebote auf die Entwurfszeile.
2. Klicke auf ✏️ Editor öffnen.
3. Ändere die Zeilen frei.
4. Klicke 💾 Entwurf speichern oder 📤 Senden.

8. Tracking-Links für Ihre Endkunden

Es gibt zwei Wege, Ihren Endkunden auf dem Laufenden zu halten — in beiden Fällen kein Login nötig: der Link ist der Zugang:

1. Automatisch (empfohlen): füllen Sie das Feld E-Mail des Endkunden im Prüfungs-Bildschirm aus — beim Senden erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit dem Tracking-Link zu seiner Bestellung.
2. Manuell: kopieren Sie den öffentlichen Tracking-Link jederzeit aus dem Bestelldetail und leiten ihn selbst weiter (siehe unten).

Was Ihr Kunde sieht

• Eine Tracking-Seite im Galican-Design, in seiner Sprache (EN/ES/FR/DE), mit der Status-Timeline der Bestellung: bestätigt → in Produktion → Versandvorbereitung → versandt.
• Live-Fortschritt aus der Werkstatt: Gesamtprozent und aktuelle Phase jedes Artikels (Zuschnitt, Schweißen, Lackierung, Nähen, Montage…), mit Produktfotos.
• Die geschätzte Produktionsende-Woche — immer als Schätzung; der Versand wird danach je nach Zielort organisiert.
• Mit der automatischen E-Mail erhält er außerdem einen Bestell-Chat: er kann unserem Team direkt zu dieser Bestellung schreiben (Fragen, Lieferadresse, Versandabstimmung) — wir antworten dort.
• Keine Preise, keine Zahlungsdaten, keine internen Notizen. Niemals.

Was Ihr Kunde NICHT bekommt

• Niemals Preise oder Margen. Weder die Tracking-Seite noch der Bestell-Chat zeigt Beträge — Ihre Handelskonditionen bleiben für ihn unsichtbar.

Manueller Weg: Link selbst kopieren

1. Öffnen Sie die Bestellung über 📄 Meine Angebote.
2. Klicken Sie im Fortschrittsbereich auf 🔗 Link kopieren.
3. Fügen Sie ihn Ihrem Kunden ein. Es wird jedes Mal derselbe Link zurückgegeben — gültig bis zum Abschluss der Bestellung.

9. Projekte

Gruppiere mehrere Angebote, die zum selben Endkunden oder zur selben Installation gehören.

Projekt anlegen

1. Gehe zu 🗂️ Projekte.
2. Klicke auf + Neues Projekt.
3. Vergib einen Namen (z.B. „Club Canino Madrid — Komplettinstallation 2026“).

Angebote einem Projekt zuordnen

Beim Erstellen eines neuen Angebots das Projekt aus dem Drop-down im Panel wählen. Du kannst auch über das Angebotsdetail neu zuordnen.

Projektansicht

Jede Projektseite listet alle Angebote mit Status und Gesamtsumme.

10. Zahlungen & Rechnungsstellung

Standardkonditionen: 50% Anzahlung + 50% bei Lieferung (außer dein Vertrag sagt anders). Der Zahlungsstatus steht neben jedem akzeptierten Angebot.

11. Proformas für Ihre Endkunden (Weiterverkauf)

Wenn Sie an Endkunden weiterverkaufen, kann das Portal Proforma-Rechnungen in Ihrem Namen erstellen: Ihre Marge, Ihre Währung und Ihre eigenen Zahlungsdaten — die Bankdaten von Galican erscheinen nie. Eine dezente Notiz „hergestellt von Galican“ steht in der Fußzeile.

Einmalige Einrichtung

1. Gehen Sie zum Tab 💶 Proformas.
2. Legen Sie Ihre Marge % auf Ihren Einkaufspreis fest, Ihre Währung, bei Bedarf einen manuellen Wechselkurs, die Zahlungsdaten für Ihren Kunden (Freitext — z. B. Ihr Bankkonto oder keine) und die Gültigkeitsdauer in Tagen.

Proforma erstellen

1. Unter 💶 Proformas → Neue Proforma wählen Sie eines Ihrer GalicanTool-Angebote als Quelle.
2. Geben Sie die Daten und Sprache des Endkunden ein (ES/EN/FR/DE/IT). Die Marge können Sie nur für diese Proforma überschreiben.
3. Laden Sie das PDF herunter oder senden Sie es direkt per E-Mail — es geht in Ihrem Namen raus (via Galican) und Antworten des Kunden kommen bei Ihnen an.

Die Proforma-Preise sind Ihr Einkaufspreis × (1 + Marge), umgerechnet in Ihre Währung. Steuern nicht enthalten.

Agenten in Ihrem Konto

Wenn Galican Ihnen einen Agenten zugewiesen hat, arbeitet dieser innerhalb Ihres Distributorenkontos und kann Angebote und Proformas in Ihrem Namen erstellen. Sie behalten volle Sicht auf alles, was er tut.

12. Support & Tickets

Der Reiter 🎫 Support ist der direkte Kanal zum Galican-Team. Jede Anfrage wird zu einem nummerierten Ticket — nichts geht mehr zwischen E-Mails verloren.

Ticket eröffnen

1. Wählen Sie das Thema: Bestellstatus, Produktproblem, Ersatzteil, Montage/Nutzung, Vertrieb, Sonstiges.
2. Je nach Thema können Sie Ihre Bestellnummer, das Produkt und bis zu 4 Fotos, Videos oder PDFs (Fotos/PDFs max. 8 MB pro Datei, Videos max. 24 MB) anfügen.
3. Beschreiben Sie das Anliegen und senden Sie ab. Sie erhalten sofort eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihrer Ticketnummer (z. B. TK-2026-0001).

Produktproblem oder Ersatzteil: zusätzliche Angaben

Beim Thema Produktproblem oder Ersatzteil fragt das Formular ein paar Angaben mehr ab, damit wir den Fall in einem Zug lösen können:

• Produkt: Name, Modell (FCI / Lite…) und Jahr.
• Durchgeführte Lösung, falls Sie bereits etwas unternommen haben (Reparatur, Verstärkung…).
• Auf Kosten von: Endkunde, Händler oder Garantie.
• Versand: zu einem Ihrer Projekte hinzufügen (Sie können die Projekt-Referenz angeben) oder direkter Versand an den Kunden.

🎫 Meine Tickets

Neben dem Formular finden Sie Meine Tickets: alle Ihre Tickets mit Live-Status — Eingegangen → In Bearbeitung → Gelöst. Klicken Sie auf ein Ticket, um den gesamten Verlauf zu lesen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Sie erhalten eine E-Mail bei jeder Statusänderung Ihres Tickets. Um Informationen nachzureichen, antworten Sie einfach auf diese E-Mail unter Angabe der Ticketnummer — sie landet direkt im Ticket.

13. API (für Entwickler)

Wenn Sie einen eigenen Online-Shop betreiben, kann die GalicanTool-API auf Ihrem Server automatisch Angebote erstellen — eines pro Bestellung in Ihrem Shop — und liefert Angebotsnummer und Status zurück. Sie kann auch den Produktkatalog (mit Ihren Distributorenpreisen) synchronisieren, damit Sie SKUs nie von Hand kopieren müssen.

Was sie kann

• Angebot erstellen mit allen Positionen in einem einzigen Aufruf — immer zu Ihrer Distributoren-Preisliste (die API akzeptiert niemals Preise oder Rabatte des Aufrufers; die MwSt. wird automatisch nach Land berechnet).
• Referenz + Idempotenzschlüssel: Wiederholungen bei Netzwerkfehlern duplizieren kein Angebot.
• submit=true benachrichtigt sofort unser Vertriebsteam; submit=false erstellt einen Entwurf, den Sie zuerst im Portal prüfen können.
• Status abfragen jedes Angebots jederzeit.
• Katalog-Sync: Produkte, Konfigurationsoptionen und Varianten mit Ihren Preisen, mit updated_since-Filter für nächtliche inkrementelle Syncs.
• Positionen können ein Elternprodukt + Optionen nutzen (z. B. Steg + Oberfläche + Reglement + Farben) — ohne Tausende Varianten-SKUs zu speichern.

Zugang erhalten

Fragen Sie Ihr API-Schlüsselpaar (öffentlicher Schlüssel + Secret) bei paco@galican.es an. Sie erhalten die vollständige technische Dokumentation (Endpunkte, curl-Beispiele, Fehlercodes) zusammen mit Ihren Zugangsdaten. Angebote, die über die API erstellt werden, erscheinen auch in Ihrem Portal.

14. Design & Einstellungen

Hell / Dunkel

Der Button 🌙 / ☀️ oben rechts wechselt zwischen dunklem und hellem Thema. Die Wahl wird gespeichert.

Oberflächensprache

Deine bevorzugte Sprache ist in deinem Konto hinterlegt. Änderungen bitte an support@galican.es.

Abmelden

Button Abmelden oben rechts.

15. Kurzübersicht