GalicanTool — Agent PortalPortal de AgentesPortail AgentsVertreterportal

1. Getting Started

Login

1. Open the Agent Portal at v2.galicantool.com/portal-agente.html.
2. Enter your email and password.
3. Click Sign in.

Main Navigation

Once logged in, three main tabs appear at the top:

Your badge shows Agent — you have full access to manage your clients and create quotes.

2. Client Management

Selecting a Client

Before adding products, you must select a client:

1. In the New Quote view, click the yellow bar that says "⚠️ No client selected — click to choose".
2. A client picker opens. Start typing a name or email — results appear instantly.
3. Clients marked with a 🟢 green dot are clients you created. Others are shared company clients.
4. Click on a client to select them. The bar turns blue and shows the client name, city, and country.

Creating a New Client

1. In the client picker, click + New client.
2. Fill in the required and optional fields (see table below).
3. Click ▾ More details for additional fields like trade name, billing email, address, tax ID, and intra-EU VAT.
4. Click Create Client — the client is automatically selected for your quote.

VIES Check (EU VAT validation)

Next to the EU VAT (intra-EU) field there is a 🔍 Check VIES button. It queries the official EU VIES service in real time so you know before saving whether the VAT number is valid and what VAT rate will apply.

How VAT is calculated automatically

From May 2026 the system applies the correct VAT rate automatically, based on the client's country and VAT status. No manual intervention is needed:

Document Language

Each quote has its own document language (for PDFs and client emails):

• The language selector appears in the client bar once a client is selected.
• Default: Uses the client's configured language.
• Override: You can change it per quote. An ⚠ override note shows when it differs from the client default.

3. Creating a Quote

Browsing the Catalog

Once a client is selected, browse products in the left panel:

• Search bar — type product name, SKU code, or description.
• Category filter — filter by product range (e.g., "Standard Jumps", "Contact Obstacles").
• Load more — click at the bottom to reveal more products.

Each product card shows: name, category badge, variant count (for configurable items), and price.

Adding Simple Products

Click the → arrow on any product row to add 1 unit directly to the quote.

Configurable Products (Variant Picker)

Click → on a configurable product to open the Variant Picker modal:

1. Select options for each configuration axis (color, size, material, etc.). Some axes depend on previous selections.
2. Set the quantity for this variant.
3. Click Add to add it to the selection list.
4. Repeat for additional variants of the same product. Each shows quantity, discount, and a ✕ remove button.
5. Click Add all to quote to send everything to the current quote.

The Quote Sidebar

On the right side (bottom on mobile), the Current draft quote panel shows:

• Selected client name
• Line count and total units
• Average discount (if any)
• Original PVP total and quote total after discounts
• 👁️ Review button to open the full review screen

4. Reviewing & Sending a Quote

Quote Review Screen

Click 👁️ Review to open the full review. Here you can adjust every line:

• Quantity — click the number field and type a new value.
• Discount % — click and enter a percentage (up to your authorized maximum).
• Remove lines — click ✕ on any row.
• Notes — add internal notes visible on the PDF.
• Totals update instantly as you make changes.

Assigning a Project or Event

At the bottom of the review screen, next to the Notes field, there is a Project / event dropdown. Use it to group the quote under a project or to activate event pricing.

Notes on variant lines

When adding a configurable product (variant picker), a Notes field is now available below the quantity and discount inputs. Use it to specify custom details — e.g. frame colour, extra hardware — that will appear on the production order.

Saving a Draft

1. Click 💾 Save draft in the review screen.
2. A new draft document is created (or updated if you're editing an existing one).
3. The quote appears in My Quotes with status Draft.

Shipping fee (automatic)

Quotes are checked against a shipping rule every time the total changes:

• Total under 300 € (incl. VAT) → a 25 € shipping line (Transport cost) is added automatically.
• Total of 300 € or more → shipping is free and the line disappears.

This line is fully automatic: you cannot add, edit or remove it yourself. The VAT applied to it follows the client's country rule, like any other line.

Production month

Before sending you may see a notice with the current production month: the order enters that month's production run, and the manufacturing slot is only reserved once the 50% advance payment is received.

Sending the Quote

1. Click 📤 Send in the review screen.
2. The system creates the document, assigns a quote number (e.g., P-2026-00123), and emails the PDF to the client.
3. A success toast confirms the quote number.
4. The quote moves to Sent status.

5. Managing Your Quotes

Quote Statuses

Available Actions

Editing a Draft Quote

1. In My Quotes, click the draft quote row.
2. Click ✏️ Open editor.
3. The quote loads into the New Quote view — an orange banner shows "Editing quote #P-XXXXX".
4. Add, remove, or modify lines freely.
5. Click 💾 Save draft or 📤 Send to apply changes.
6. Click Exit to leave edit mode (changes remain in local storage if not saved).

6. Confirmed Orders

Go to the ✅ Confirmed Orders tab to view all quotes that have been accepted by clients and confirmed as production orders.

The table shows: order number, date, line count, total, and status. Click any row to see full details and download the PDF.

7. Editing Clients & Addresses

Editing Your Clients

Only clients you created (🟢 your clients) can be edited:

1. Select the client in the quote view.
2. Click the Edit button next to the client name.
3. Modify any field. The EU VAT number is validated against VIES on save.
4. Click Save Changes.

Managing Shipping Addresses

While editing a client, the Shipping Addresses section appears. You can add up to 3 addresses per client:

• ➕ Add — enter address details (name, street, city, country, etc.) and save.
• ✏️ Edit — modify an existing address.
• ⭐ Set as default — the principal address is used by default on new quotes.
• 🗑 Delete — soft-deletes an address. The principal address cannot be deleted without promoting another one first.

Selecting a Shipping Address for a Quote

When a client has multiple addresses, a shipping address selector appears in the quote sidebar. Choose the correct delivery address before sending.

8. Projects

What is a Project?

A project is a label you can attach to your quotes and confirmed orders to keep related work together. Typical uses: a club's full obstacle installation, a multi-order campaign for one client, a container shipment, a trade-show batch.

Projects let you filter your quotes and orders by project in the My Quotes and Confirmed Orders tabs — giving you a clear view of all the work tied to one job without mixing it with everything else.

Two types of projects

Using a project on a quote

1. In the quote review screen, open the Project / event dropdown (bottom of the screen, next to Notes).
2. Select the project you want to attach — it appears in the list if Galican has assigned it to you.
3. For a standard project: no visual change in the review screen, but the quote is now tagged. Save or send normally.
4. For an event project: a yellow badge appears and your discount limit is raised. See Section 9.

Changing a project on a draft

1. Go to 📋 My Quotes and open the draft.
2. Click ✏️ Open editor.
3. In the review screen, change the Project / event dropdown to any other project (or to No project / event).
4. Click 💾 Save draft or 📤 Send. The quote is updated immediately.

Filtering by project

The 📋 My Quotes and ✅ Confirmed Orders tabs both have a Project dropdown filter at the top. Select a project to see only the quotes or orders linked to it. The filter is independent in each tab.

9. Events & On-Site Truck Stock

What is an Event?

An event is a project created by Galican with a special discount limit — higher than the standard maximum. Typical use cases: trade shows, agility competitions, club group orders. Galican assigns specific agents to each event.

Accessing Events

If you have been assigned to one or more events, a 🎪 Events tab appears in the top navigation bar. Click it to see all your active events.

Each event card shows:

• Event name and reference number.
• A yellow badge: 🎫 Up to X% discount — the maximum discount you can apply to quotes within this event.
• Status (Active / Closed) and any notes from Galican.
• A collapsible 📦 Stock summary row: click it to expand and see the items Galican has pre-manufactured for this stand, with available / reserved / consumed counts.

Activating an Event

1. Go to the 🎪 Events tab.
2. Click Use this event on the event you want to work with.
3. You are taken to the catalog. The review screen now shows the yellow badge 🎪 Event pricing — max X%, and your discount limit is raised automatically.

Truck Stock Mode (Restrictive Catalog)

When Galican has pre-manufactured items for a stand, the system may enter 🚛 Truck stock mode. In this mode:

• An amber banner at the top of the catalog reads: "🚛 Truck stock mode — showing only items available on the event truck".
• The catalog is filtered to show only the items physically present on the truck. Items without on-site stock are hidden.
• To exit this restricted view and browse the full catalog, click Exit event in the banner — you will return to standard pricing.

Creating Quotes & Display Stock

Within an event (outside Truck stock mode), you can create quotes normally using the hybrid behavior:

• On-Site Display Stock: If Galican has pre-manufactured display elements for the stand, the catalog guides you to select those physical units first. Buying these will not trigger new factory orders.
• Backorders (Custom fabrication): If display stock runs out, or a client requests a specific custom code/color, you can still place the order. The system applies the special event discount and queues a new manufacturing order (OF) in the workshop automatically.

Returning to Standard Pricing

To exit event mode and return to the standard discount limit:

• Option A: In the review screen, click the ✕ button on the yellow event badge.
• Option B: Go to 🎪 Events and click ← Exit event on the 🏷️ Standard pricing card at the top.

Any items in your cart that exceeded the standard limit will have their discount automatically clamped to the standard maximum.

9. Support & Live Chat

🎫 Support Tab (tickets)

The 🎫 Support tab is the fastest way to reach us: your request becomes a numbered ticket in our system from the first minute — nothing gets lost between emails.

• Open a ticket: pick the topic (order status, product issue, spare part, assembly/use, sales, other), add your order number, the product and up to 4 photos, videos or PDFs when relevant (photos/PDFs max 8 MB, videos max 24 MB), describe the issue and send. You immediately get a confirmation email with your ticket number. For product issues and spare parts the form also asks for: product model and year, the solution already applied (if any), who it is chargeable to (end customer, distributor or under warranty) and the shipping preference (add it to a project or direct shipping to the customer).
• 🎫 My tickets: next to the form, all your tickets with their live status (Received → In progress → Resolved). Click any ticket to read the full conversation.
• Email updates: you receive an email every time your ticket changes status. Reply to it quoting the ticket number to add information — it lands inside the ticket.

Email Support

For any issues with the portal, orders, pricing or your account, contact the Galican team at support@galican.es. You will receive a response within 1 business day.

Live Chat (VIP Agents)

If your account has Live Chat enabled, a 💬 Chat button appears in the bottom-right corner of every portal page. Click it to open a real-time conversation with the Galican team.

• The chat widget expands into a full panel with your conversation history.
• You can attach files and images directly in the chat window.
• Chat is available during business hours (CET/CEST). Outside hours, messages are queued and answered the next business day.

9. Theme, Filters & Settings

Light / Dark theme

The button at the top right — 🌙 (dark) or ☀️ (light) — toggles between dark mode (default) and a brighter palette. The choice is remembered for your next session. Useful in bright environments or at trade shows.

UI Language

Your preferred UI language is set in your account and applied automatically on login. Ask support@galican.es to change it if needed.

Filter by project (My Quotes / Confirmed Orders)

Both the 📋 My Quotes and ✅ Confirmed Orders tabs include a Project filter at the top of the list. Use it to narrow the table to quotes/orders tied to a specific project (e.g. a club's full installation, a trade-show batch, an event). The filter is independent per tab — changing it in one does not affect the other.

Logout

Click Log out at the top right to end your session securely.

9. Quick Reference

1. Primeros pasos

Acceder

1. Abre el portal de agentes en v2.galicantool.com/portal-agente.html.
2. Introduce tu email y tu contraseña.
3. Pulsa Entrar.

Navegación principal

Una vez dentro, hay tres pestañas en la barra superior:

Tu badge muestra Agente — tienes acceso completo para gestionar tus clientes y crear presupuestos.

2. Gestión de clientes

Seleccionar un cliente

Antes de añadir productos, debes seleccionar un cliente:

1. En la vista Nuevo presupuesto, pulsa la barra amarilla "⚠️ Ningún cliente seleccionado — pulsa para elegir".
2. Se abre el selector de cliente. Empieza a escribir un nombre o email — los resultados aparecen al instante.
3. Los clientes con 🟢 punto verde son los que creaste tú. Los demás son clientes compartidos de la empresa.
4. Pulsa en uno para seleccionarlo. La barra se vuelve azul y muestra nombre, ciudad y país.

Crear un cliente nuevo

1. En el selector, pulsa + Nuevo cliente.
2. Rellena los campos obligatorios y opcionales (ver tabla).
3. Pulsa ▾ Más datos para acceder a nombre comercial, email de facturación, dirección, NIF/CIF y NIF intracomunitario.
4. Pulsa Crear cliente — el cliente queda seleccionado automáticamente.

Comprobar VIES (validación de NIF intracomunitario)

Junto al campo NIF intracomunitario tienes un botón 🔍 Comprobar VIES. Consulta en tiempo real el servicio oficial VIES de la UE para que sepas antes de guardar si el NIF es válido y qué IVA se aplicará.

Cómo se calcula el IVA automáticamente

Desde mayo 2026 el sistema aplica el IVA correcto automáticamente según el país y el estado del cliente. No hace falta intervención manual:

Idioma del documento

Cada presupuesto tiene su propio idioma (para PDF y emails al cliente):

• El selector aparece en la barra del cliente una vez seleccionado.
• Por defecto: usa el idioma configurado del cliente.
• Override: puedes cambiarlo por presupuesto. Se muestra una nota ⚠ override si difiere del idioma del cliente.

3. Crear un presupuesto

Navegar el catálogo

Con un cliente seleccionado, los productos aparecen en el panel izquierdo:

• Buscador — escribe nombre, código SKU o descripción.
• Filtro por categoría — filtra por gama (ej. "Saltos estándar", "Obstáculos de contacto").
• Cargar más — pulsa al final para mostrar más productos.

Cada tarjeta muestra: nombre, badge de categoría, número de variantes (si es configurable) y precio.

Añadir productos simples

Pulsa la flecha → de cualquier producto para añadir 1 unidad al presupuesto.

Productos configurables (variantes)

Pulsa → en un producto configurable para abrir el modal Selector de variantes:

1. Elige las opciones de cada eje de configuración (color, talla, material…). Algunos ejes dependen de los anteriores.
2. Indica la cantidad de esa variante.
3. Pulsa Añadir para añadirla a la lista de selección.
4. Repite para más variantes del mismo producto.
5. Pulsa Añadir todo al presupuesto para volcarlo al presupuesto en curso.

Panel lateral del presupuesto

A la derecha (o abajo en móvil) tienes el panel Presupuesto en curso con cliente, líneas, descuento medio, PVP y total tras descuentos, y botón 👁️ Revisar.

4. Revisar y enviar el presupuesto

Pantalla de revisión

Pulsa 👁️ Revisar para abrir la revisión completa. Aquí puedes ajustar cada línea:

• Cantidad — pulsa el número y escribe uno nuevo.
• Descuento % — escribe el porcentaje (hasta tu máximo autorizado).
• Quitar líneas — pulsa ✕.
• Notas — añade observaciones internas que saldrán en el PDF.
• Los totales se recalculan al instante.

Asignar proyecto o evento

En la parte inferior de la pantalla de revisión, junto al campo de Notas, hay un desplegable Proyecto / evento. Úsalo para agrupar el presupuesto bajo un proyecto o activar precios de evento.

Notas en líneas de variante

Al añadir un producto configurable (selector de variantes), hay un campo Notas bajo los inputs de cantidad y descuento. Úsalo para especificar detalles personalizados — p. ej. color del marco, herraje extra — que aparecerán en la orden de fabricación.

Guardar borrador

1. Pulsa 💾 Guardar borrador en la pantalla de revisión.
2. Se crea un documento borrador (o se actualiza el existente si estás editando).
3. Aparece en Mis presupuestos con estado Borrador.

Portes (automáticos)

El presupuesto se revisa contra la regla de portes cada vez que cambia el total:

• Total menor de 300 € (IVA incluido) → se añade automáticamente una línea de 25 € de transporte (Coste de transporte).
• Total de 300 € o más → portes gratis y la línea desaparece.

Esta línea es 100 % automática: no puedes añadirla, editarla ni quitarla a mano. El IVA que se le aplica sigue la regla del país del cliente, como cualquier otra línea.

Mes de producción

Antes de enviar puedes ver un aviso con el mes de producción actual: el pedido entra en la producción de ese mes y el hueco de fabricación solo se reserva cuando se recibe el pago del 50 %.

Enviar el presupuesto

1. Pulsa 📤 Enviar en la revisión.
2. El sistema crea el documento, asigna un número (p. ej. P-2026-00123) y envía el PDF por email al cliente.
3. Un toast confirma el número de presupuesto.
4. El presupuesto pasa a estado Enviado.

5. Gestionar tus presupuestos

Estados de los presupuestos

Acciones disponibles

Editar un borrador

1. En Mis presupuestos, pulsa la fila del borrador.
2. Pulsa ✏️ Abrir editor.
3. El presupuesto se carga en Nuevo presupuesto con un banner naranja "Editando presupuesto #P-XXXXX".
4. Añade, quita o modifica líneas libremente.
5. Pulsa 💾 Guardar borrador o 📤 Enviar para aplicar.
6. Pulsa Salir para abandonar el modo edición.

6. Pedidos confirmados

En la pestaña ✅ Pedidos confirmados ves todos los presupuestos aceptados por el cliente y confirmados como pedido de producción.

La tabla muestra: número, fecha, número de líneas, total y estado. Pulsa una fila para ver el detalle y descargar el PDF.

7. Editar clientes y direcciones

Editar tus clientes

Solo puedes editar los clientes que creaste tú (🟢 tus clientes):

1. Selecciona el cliente en la vista de presupuesto.
2. Pulsa el botón Editar junto al nombre.
3. Modifica los campos. El NIF intracomunitario se valida en VIES al guardar.
4. Pulsa Guardar cambios.

Gestionar direcciones de envío

Mientras editas un cliente aparece la sección Direcciones de envío. Puedes añadir hasta 3 direcciones por cliente:

• ➕ Añadir — rellena nombre, calle, ciudad, país, etc. y guarda.
• ✏️ Editar — modifica una dirección existente.
• ⭐ Marcar como principal — la principal se usa por defecto en nuevos presupuestos.
• 🗑 Borrar — borrado lógico. No puedes borrar la principal sin marcar otra antes.

Elegir dirección para un presupuesto

Si el cliente tiene varias direcciones, aparece un selector de dirección de envío en el panel del presupuesto. Elige la correcta antes de enviar.

8. Proyectos

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es una etiqueta que puedes asignar a tus presupuestos y pedidos para tener relacionado el trabajo de un mismo encargo. Usos típicos: instalación completa de obstáculos de un club, una campaña de pedidos para un cliente, un container, un lote para una feria.

Los proyectos te permiten filtrar tus presupuestos y pedidos por proyecto en las pestañas Mis presupuestos y Pedidos confirmados — dándote una visión clara de todo el trabajo vinculado a un encargo sin mezclarlo con el resto.

Dos tipos de proyectos

Usar un proyecto en un presupuesto

1. En la pantalla de revisión del presupuesto, abre el desplegable Proyecto / evento (parte inferior, junto a Notas).
2. Selecciona el proyecto — aparece en la lista si Galican te lo ha asignado.
3. Para un proyecto estándar: sin cambio visual en la revisión, pero el presupuesto queda etiquetado. Guarda o envía normalmente.
4. Para un evento: aparece el badge amarillo y sube tu límite de descuento. Ver Sección 9.

Cambiar el proyecto de un borrador

1. Ve a 📋 Mis presupuestos y abre el borrador.
2. Pulsa ✏️ Abrir editor.
3. En la pantalla de revisión, cambia el desplegable Proyecto / evento al proyecto que quieras (o a No project / event).
4. Pulsa 💾 Guardar borrador o 📤 Enviar. El cambio se aplica al instante.

Filtrar por proyecto

Las pestañas 📋 Mis presupuestos y ✅ Pedidos confirmados tienen un desplegable Proyecto en la parte superior. Selecciona un proyecto para ver solo los documentos vinculados a él. El filtro es independiente en cada pestaña.

9. Eventos y stock del camión

¿Qué es un evento?

Un evento es un proyecto creado por Galican con un límite de descuento especial — mayor al máximo habitual. Casos típicos: ferias, campeonatos de agility, pedidos conjuntos de clubes. Galican asigna agentes específicos a cada evento.

Acceder a los eventos

Si tienes eventos asignados, aparece la pestaña 🎪 Eventos en la barra de navegación superior. Púlsala para ver todos tus eventos activos.

Cada tarjeta de evento muestra:

• Nombre y referencia del evento.
• Badge amarillo: 🎫 Descuento hasta X% — el descuento máximo aplicable en presupuestos de este evento.
• Estado (Activo / Cerrado) y notas de Galican.
• Una fila colapsable 📦 Resumen de stock: pulsa para expandir y ver los artículos prefabricados para el stand, con disponible / reservado / consumido.

Activar un evento

1. Ve a la pestaña 🎪 Eventos.
2. Pulsa Usar este evento en el evento con el que quieras trabajar.
3. El sistema te lleva al catálogo. En la revisión aparece el badge amarillo 🎪 Event pricing — máx X% y el límite de descuento sube automáticamente.

Modo stock del camión (catálogo restrictivo)

Cuando Galican ha prefabricado material para el stand, el sistema puede entrar en 🚛 Modo stock del camión. En este modo:

• Aparece un banner ámbar en la parte superior del catálogo: "🚛 Truck stock mode — mostrando solo artículos disponibles en el camión del evento".
• El catálogo se filtra para mostrar únicamente los artículos presentes físicamente en el camión. Los artículos sin stock in situ quedan ocultos.
• Para salir de esta vista restringida y explorar el catálogo completo, pulsa Salir del evento en el banner — volverás a precios estándar.

Crear presupuestos y stock de exposición

Fuera del modo restrictivo, puedes crear presupuestos con la lógica híbrida habitual:

• Material de exposición in situ: El catálogo te guía a elegir ese stock físico primero. Estas unidades no generarán nuevas OFs.
• Bajo pedido (Nueva fabricación): Si el stock se agota o el cliente pide variantes a medida, el portal tramita la reserva aplicando los descuentos especiales y encolando una OF en el taller.

Volver a precios estándar

• Opción A: En la revisión, pulsa ✕ en el badge amarillo del evento.
• Opción B: Ve a 🎪 Eventos y pulsa ← Salir del evento en la tarjeta 🏷️ Precios estándar.

Los artículos del carrito que superaran el límite estándar tendrán su descuento ajustado automáticamente.

9. Soporte y chat en vivo

🎫 Pestaña Soporte (tickets)

La pestaña 🎫 Soporte es la vía más rápida para contactarnos: tu consulta se convierte en un ticket numerado desde el primer minuto — nada se pierde entre emails.

• Abrir un ticket: elige el tema (estado de pedido, problema con un producto, recambio, montaje/uso, comercial, otro), añade tu número de pedido, el producto y hasta 4 fotos, vídeos o PDF si aplica (fotos/PDF máx. 8 MB, vídeos máx. 24 MB), describe la consulta y envía. Recibes al momento un email de confirmación con tu número de ticket. En problema con un producto y recambio el formulario pide además: modelo y año del producto, la solución ya aportada (si la hubo), a cargo de quién va (cliente final, distribuidor o en garantía) y la preferencia de envío (añadirlo a un proyecto o envío directo al cliente).
• 🎫 Mis tickets: junto al formulario, todos tus tickets con su estado en vivo (Recibido → En curso → Resuelto). Pulsa cualquiera para leer la conversación completa.
• Avisos por email: recibes un email cada vez que tu ticket cambia de estado. Responde a ese email citando el número para añadir información — cae dentro del ticket.

Soporte por email

Para cualquier incidencia con el portal, pedidos, tarifas o tu cuenta, escribe a support@galican.es. Recibirás respuesta en 1 día laborable.

Chat en vivo (agentes VIP)

Si tu cuenta tiene el chat habilitado, aparece un botón 💬 Chat en la esquina inferior derecha de todas las páginas del portal. Pulsa para abrir una conversación en tiempo real con el equipo de Galican.

• El widget se expande en un panel completo con el historial de conversaciones.
• Puedes adjuntar archivos e imágenes directamente en la ventana de chat.
• El chat está disponible en horario comercial (CET/CEST). Fuera de horario, los mensajes se quedan en cola y se responden el siguiente día laborable.

9. Tema, filtros y ajustes

Tema claro / oscuro

El botón de arriba a la derecha — 🌙 (oscuro) o ☀️ (claro) — alterna entre modo oscuro (por defecto) y paleta clara. Se recuerda la elección. Útil en entornos brillantes o ferias.

Idioma de la interfaz

Tu idioma preferido de UI está fijado en tu cuenta y se aplica al iniciar sesión. Pide el cambio a support@galican.es si lo necesitas.

Filtrar por proyecto

Tanto 📋 Mis presupuestos como ✅ Pedidos confirmados tienen un filtro Proyecto al principio del listado. Úsalo para acotar a un proyecto concreto (instalación completa de un club, lote para feria, etc.). El filtro es independiente por pestaña.

Cerrar sesión

Pulsa Cerrar sesión arriba a la derecha para terminar la sesión de forma segura.

9. Referencia rápida

1. Premiers pas

Connexion

1. Ouvre le portail Agents sur v2.galicantool.com/portal-agente.html.
2. Saisis ton email et ton mot de passe.
3. Clique sur Se connecter.

Navigation principale

Une fois connecté, trois onglets apparaissent en haut :

Ton badge affiche Agent — tu peux gérer tes clients et créer des devis.

2. Gestion des clients

Sélectionner un client

Avant d'ajouter des produits, tu dois sélectionner un client :

1. Dans la vue Nouveau devis, clique sur la barre jaune « ⚠️ Aucun client sélectionné — cliquer pour choisir ».
2. Le sélecteur de client s'ouvre. Tape un nom ou un email — les résultats apparaissent instantanément.
3. Les clients avec un 🟢 point vert sont ceux que tu as créés. Les autres sont des clients partagés de l'entreprise.
4. Clique sur un client pour le sélectionner. La barre devient bleue et affiche nom, ville et pays.

Créer un nouveau client

1. Dans le sélecteur, clique sur + Nouveau client.
2. Remplis les champs obligatoires et optionnels (voir tableau).
3. Clique sur ▾ Plus de détails pour nom commercial, email de facturation, adresse, SIRET / TVA, etc.
4. Clique sur Créer le client — il est automatiquement sélectionné.

Vérification VIES (TVA intra-UE)

À côté du champ N° TVA intra-UE tu disposes d'un bouton 🔍 Vérifier VIES. Il interroge le service officiel VIES de l'UE en temps réel, pour que tu saches avant d'enregistrer si le numéro est valide et quel taux de TVA s'appliquera.

Calcul automatique de la TVA

Depuis mai 2026, le système applique le taux de TVA correct automatiquement, selon le pays et le statut du client. Aucune action manuelle :

Langue du document

Chaque devis a sa propre langue (PDF et emails au client) :

• Le sélecteur apparaît dans la barre client une fois le client choisi.
• Par défaut : langue configurée du client.
• Override : tu peux la changer par devis. Une note ⚠ override apparaît si elle diffère du défaut client.

3. Créer un devis

Parcourir le catalogue

Une fois le client choisi, le catalogue s'affiche dans le panneau gauche :

• Recherche — tape un nom, un code SKU ou une description.
• Filtre catégorie — filtre par gamme.
• Charger plus — en bas, pour afficher d'autres produits.

Ajouter un produit simple

Clique la flèche → de n'importe quel produit pour ajouter 1 unité au devis.

Produits configurables (variantes)

Clique → sur un produit configurable pour ouvrir le sélecteur de variantes :

1. Choisis les options sur chaque axe (couleur, taille, matière…). Certains axes dépendent des précédents.
2. Renseigne la quantité.
3. Clique sur Ajouter.
4. Répète pour d'autres variantes du même produit.
5. Clique sur Tout ajouter au devis.

Panneau latéral du devis

À droite (en bas sur mobile), le panneau Devis en cours affiche le client, le nombre de lignes, la remise moyenne, le PVP et le total après remises, et un bouton 👁️ Vérifier.

4. Vérifier et envoyer un devis

Écran de vérification

Clique sur 👁️ Vérifier pour ouvrir la revue complète. Tu peux ajuster chaque ligne :

• Quantité — clique sur le champ et saisis une nouvelle valeur.
• Remise % — saisis le pourcentage (jusqu'à ton maximum autorisé).
• Supprimer une ligne — clique ✕.
• Notes — ajoute des notes qui apparaîtront sur le PDF.
• Les totaux se recalculent en direct.

Choisir un projet ou un événement

En bas de l'écran de révision se trouve un menu Projet / événement. Sélectionne un 🎪 événement pour appliquer le rabais spécial. Un badge jaune 🎪 Tarification événement — max X% apparaît. Pour quitter : clique ✕ sur le badge ou va dans l'onglet Événements.

Notes sur les variantes

Dans le sélecteur de variantes, un champ Notes est disponible (sous quantité / remise) pour préciser des détails de fabrication.

Enregistrer un brouillon

1. Clique sur 💾 Enregistrer brouillon.
2. Un nouveau brouillon est créé (ou mis à jour si tu édites).
3. Il apparaît dans Mes devis en statut Brouillon.

Frais de port (automatiques)

Le devis est contrôlé par la règle de port à chaque changement de total :

• Total inférieur à 300 € (TTC) → une ligne de 25 € de transport (Frais de transport) est ajoutée automatiquement.
• Total de 300 € ou plus → port gratuit, la ligne disparaît.

Cette ligne est 100 % automatique : impossible de l'ajouter, la modifier ou la supprimer à la main. La TVA appliquée suit la règle du pays du client, comme toute autre ligne.

Mois de production

Avant l'envoi, un avis peut indiquer le mois de production en cours : la commande entre dans la production de ce mois et le créneau de fabrication n'est réservé qu'à réception du paiement de 50 %.

Envoyer le devis

1. Clique sur 📤 Envoyer.
2. Le système attribue un numéro (ex. P-2026-00123) et envoie le PDF par email au client.
3. Un toast confirme le numéro.
4. Le devis passe en statut Envoyé.

5. Gérer vos devis

Statuts

Actions disponibles

Modifier un brouillon

1. Dans Mes devis, clique sur la ligne du brouillon.
2. Clique sur ✏️ Ouvrir l'éditeur.
3. Le devis se charge dans la vue Nouveau devis — une bannière orange affiche « Modification du devis #P-XXXXX ».
4. Ajoute, supprime ou modifie librement les lignes.
5. Clique sur 💾 Enregistrer brouillon ou 📤 Envoyer pour appliquer.
6. Clique sur Quitter pour sortir du mode édition (les changements non enregistrés restent en local).

6. Commandes confirmées

Onglet ✅ Commandes confirmées : devis acceptés par le client et confirmés comme commandes de production.

La table affiche : n°, date, lignes, total, statut. Clique une ligne pour voir le détail et télécharger le PDF.

7. Modifier clients et adresses

Modifier tes clients

Seuls les clients que tu as créés (🟢 tes clients) sont modifiables :

1. Sélectionne le client.
2. Clique Modifier à côté du nom.
3. Modifie les champs. Le n° TVA intra-UE est validé via VIES à l'enregistrement.
4. Clique sur Enregistrer.

Adresses de livraison

En mode édition, la section Adresses de livraison apparaît. Jusqu'à 3 adresses par client :

• ➕ Ajouter
• ✏️ Modifier
• ⭐ Définir comme principale — utilisée par défaut sur les nouveaux devis.
• 🗑 Supprimer — suppression logique. La principale ne peut pas être supprimée sans en promouvoir une autre.

Choisir l'adresse pour un devis

Si le client a plusieurs adresses, un sélecteur d'adresse de livraison apparaît dans le panneau du devis.

8. Événements et stock du camion

Qu'est-ce qu'un événement ?

Un événement est un projet créé par Galican avec une remise maximale spéciale — supérieure au maximum habituel. Cas typiques : salons, compétitions d'agility, commandes groupées de clubs. Galican assigne des agents spécifiques à chaque événement.

Accéder aux événements

Si tu as des événements assignés, l'onglet 🎪 Événements apparaît dans la barre de navigation. Chaque carte d'événement affiche :

• Nom et référence de l'événement.
• Badge jaune : 🎫 Remise jusqu'à X%.
• Statut (Actif / Clôturé) et notes de Galican.
• Une ligne 📦 Résumé du stock dépliable : clique pour voir les articles pré-fabriqués pour le stand avec disponible / réservé / consommé.

Activer un événement

1. Va dans l'onglet 🎪 Événements.
2. Clique sur Utiliser cet événement.
3. Tu es redirigé vers le catalogue. Le badge jaune 🎪 Tarification événement — max X% apparaît dans la révision.

Mode stock du camion (catalogue restrictif)

Quand Galican a pré-fabriqué du matériel pour le stand, le système peut passer en 🚛 Mode stock camion :

• Une bannière ambrée s'affiche en haut du catalogue : "🚛 Truck stock mode — affichage limité aux articles disponibles sur le camion de l'événement".
• Le catalogue est filtré pour n'afficher que les articles physiquement présents sur le camion.
• Pour quitter et accéder au catalogue complet, clique Quitter l'événement dans la bannière.

Créer des devis et stock d'exposition

En dehors du mode restrictif, le système suit une logique hybride :

• Obstacles en exposition sur place : Le catalogue vous guide vers ce stock physique en priorité. Aucun ordre de fabrication ne sera généré.
• Sur commande : Si le stock est épuisé ou si le client demande des variantes spécifiques, le panier applique la remise événement et envoie automatiquement un OF à l'atelier.

Revenir à la tarification standard

• Option A : Dans la révision, cliquer ✕ sur le badge jaune.
• Option B : Onglet 🎪 Événements → ← Quitter l'événement.

9. Support et chat en direct

🎫 Onglet Support (tickets)

L'onglet 🎫 Support est le moyen le plus rapide de nous joindre : votre demande devient un ticket numéroté dès la première minute — plus rien ne se perd entre les emails.

• Ouvrir un ticket : choisissez le sujet (statut de commande, problème produit, pièce détachée, montage/usage, commercial, autre), ajoutez votre numéro de commande, le produit et jusqu'à 4 photos, vidéos ou PDF si utile (photos/PDF max 8 Mo, vidéos max 24 Mo), décrivez et envoyez. Vous recevez aussitôt un email de confirmation avec votre numéro de ticket. Pour un problème produit ou une pièce détachée, le formulaire demande en plus : modèle et année du produit, la solution déjà apportée (le cas échéant), à la charge de qui (client final, distributeur ou sous garantie) et la préférence d'expédition (l'ajouter à un projet ou expédition directe au client).
• 🎫 Mes tickets : à côté du formulaire, tous vos tickets avec leur statut en direct (Reçu → En cours → Résolu). Cliquez pour lire toute la conversation.
• Notifications email : vous recevez un email à chaque changement de statut. Répondez-y en citant le numéro pour ajouter des informations — cela arrive dans le ticket.

Support par e-mail

Pour tout problème avec le portail, les commandes, les tarifs ou votre compte, écrivez à support@galican.es. Réponse sous 1 jour ouvré.

Chat en direct (agents VIP)

Si votre compte dispose du chat, un bouton 💬 Chat apparaît en bas à droite de chaque page du portail.

• Le widget s'ouvre en panneau complet avec l'historique de la conversation.
• Vous pouvez joindre des fichiers et images directement.
• Disponible pendant les heures ouvrées (CET/CEST). En dehors, les messages sont mis en file d'attente.

9. Thème, filtres et réglages

Thème clair / sombre

Le bouton 🌙 (sombre) / ☀️ (clair) en haut à droite alterne entre les deux thèmes. Le choix est mémorisé.

Langue de l'interface

La langue préférée est définie sur ton compte et appliquée à la connexion. Demande à support@galican.es pour la changer.

Filtre par projet

Les onglets 📋 Mes devis et ✅ Commandes confirmées ont un filtre Projet en haut de la liste. Indépendant par onglet.

Déconnexion

Bouton Déconnexion en haut à droite.

9. Référence rapide

1. Erste Schritte

Login

1. Öffne das Vertreterportal unter v2.galicantool.com/portal-agente.html.
2. Gib deine E-Mail und dein Passwort ein.
3. Klicke auf Anmelden.

Hauptnavigation

Nach dem Login erscheinen oben drei Tabs:

Dein Badge zeigt Vertreter — du kannst Kunden verwalten und Angebote erstellen.

2. Kundenverwaltung

Kunden auswählen

Bevor du Produkte hinzufügst, musst du einen Kunden wählen:

1. In der Ansicht Neues Angebot klicke auf den gelben Balken „⚠️ Kein Kunde ausgewählt — zum Wählen klicken".
2. Der Kundenwähler öffnet sich. Tippen — Name oder E-Mail. Die Ergebnisse erscheinen sofort.
3. Kunden mit 🟢 grünem Punkt sind die, die du angelegt hast. Andere sind gemeinsame Firmenkunden.
4. Klicke einen Kunden an. Der Balken wird blau und zeigt Name, Stadt und Land.

Neuen Kunden anlegen

1. Im Kundenwähler klicke auf + Neuer Kunde.
2. Fülle die Pflicht- und optionalen Felder aus (siehe Tabelle).
3. Klicke auf ▾ Mehr Details für Handelsname, Rechnungs-E-Mail, Adresse, USt-IdNr. usw.
4. Klicke auf Kunde anlegen — er wird automatisch ausgewählt.

VIES-Prüfung (USt-IdNr.)

Neben dem Feld USt-IdNr. (EU) gibt es einen Button 🔍 VIES prüfen. Er fragt den offiziellen EU-VIES-Dienst in Echtzeit ab, sodass du vor dem Speichern weißt, ob die Nummer gültig ist und welcher MwSt.-Satz gilt.

Automatische MwSt.-Berechnung

Seit Mai 2026 wendet das System den korrekten MwSt.-Satz automatisch an, basierend auf Land und Status des Kunden:

Dokumentensprache

Jedes Angebot hat seine eigene Sprache (PDF und E-Mails):

• Der Sprachenwähler erscheint in der Kundenleiste nach Auswahl des Kunden.
• Standard: die Sprache des Kunden.
• Override: pro Angebot änderbar. Eine Notiz ⚠ override zeigt Abweichungen vom Kundenstandard.

3. Angebot erstellen

Katalog durchsuchen

Nach Auswahl eines Kunden erscheint der Katalog links:

• Suchleiste — Name, SKU oder Beschreibung.
• Kategoriefilter — nach Produktreihe.
• Mehr laden — unten für weitere Produkte.

Einfaches Produkt hinzufügen

Klicke den Pfeil → in einer Produktzeile, um 1 Stück direkt hinzuzufügen.

Konfigurierbare Produkte (Variantenwähler)

Klicke → auf ein konfigurierbares Produkt, um den Variantenwähler zu öffnen:

1. Wähle die Optionen pro Achse (Farbe, Größe, Material…).
2. Setze die Menge.
3. Klicke auf Hinzufügen.
4. Wiederhole für weitere Varianten.
5. Klicke auf Alles zum Angebot.

Angebot-Seitenleiste

Rechts (mobil unten): das Panel Aktuelles Angebot mit Kunde, Zeilen, durchschnittl. Rabatt, UVP und Gesamt nach Rabatten, sowie 👁️ Prüfen.

4. Angebot prüfen und senden

Prüfungs-Bildschirm

Klicke auf 👁️ Prüfen für die volle Übersicht. Hier kannst du jede Zeile anpassen:

• Menge, Rabatt %, Zeile entfernen (✕), Notizen.
• Summen werden live aktualisiert.

Projekt oder Event zuweisen

Am unteren Rand des Prüfbildschirms befindet sich ein Projekt / Event-Dropdown. Wähle ein 🎪 Event, um den Sonderrabatt anzuwenden. Ein gelbes Badge 🎪 Event-Preise — max X% erscheint. Zum Beenden: ✕ am Badge oder im Events-Tab.

Notizen zu Varianten

Im Variantenauswähler steht ein Notiz-Feld (unter Menge / Rabatt) für Fertigungsdetails zur Verfügung.

Entwurf speichern

1. Klicke 💾 Entwurf speichern.
2. Ein neuer Entwurf wird angelegt (oder aktualisiert).
3. Er erscheint in Meine Angebote mit Status Entwurf.

Versandkosten (automatisch)

Das Angebot wird bei jeder Summenänderung gegen die Versandregel geprüft:

• Gesamtsumme unter 300 € (inkl. MwSt.) → automatisch eine 25-€-Transportzeile (Transportkosten).
• Gesamtsumme ab 300 € → versandkostenfrei, die Zeile verschwindet.

Diese Zeile ist vollautomatisch: Du kannst sie nicht manuell hinzufügen, ändern oder entfernen. Die MwSt. folgt der Länderregel des Kunden, wie bei jeder anderen Zeile.

Produktionsmonat

Vor dem Absenden kann ein Hinweis zum aktuellen Produktionsmonat erscheinen: Die Bestellung geht in die Produktion dieses Monats, und der Fertigungsplatz wird erst nach Eingang der 50-%-Anzahlung reserviert.

Angebot senden

1. Klicke 📤 Senden.
2. Das System weist eine Angebotsnummer zu (z.B. P-2026-00123) und schickt das PDF per E-Mail.
3. Ein Toast bestätigt die Nummer.
4. Status wechselt zu Gesendet.

5. Angebote verwalten

Status

Verfügbare Aktionen

Entwurf bearbeiten

1. Klicke in Meine Angebote auf die Entwurfszeile.
2. Klicke auf ✏️ Editor öffnen.
3. Das Angebot öffnet sich in der Ansicht Neues Angebot — ein oranger Banner zeigt „Bearbeiten von Angebot #P-XXXXX“.
4. Füge Zeilen frei hinzu, entferne oder ändere sie.
5. Klicke 💾 Entwurf speichern oder 📤 Senden.
6. Klicke Verlassen, um den Bearbeitungsmodus zu beenden (nicht gespeicherte Änderungen bleiben lokal).

6. Bestätigte Aufträge

Im Tab ✅ Bestätigte Aufträge findest du alle Angebote, die der Kunde angenommen hat und die als Produktionsauftrag bestätigt wurden.

7. Kunden & Adressen bearbeiten

Eigene Kunden bearbeiten

Nur Kunden, die du angelegt hast (🟢 deine Kunden), kannst du bearbeiten:

1. Kunden auswählen.
2. Bearbeiten neben dem Namen klicken.
3. Felder ändern. USt-IdNr. wird beim Speichern via VIES validiert.
4. Änderungen speichern.

Versandadressen verwalten

Im Bearbeitungsmodus erscheint der Bereich Versandadressen. Bis zu 3 Adressen pro Kunde:

• ➕ Hinzufügen
• ✏️ Bearbeiten
• ⭐ Als Standard — wird bei neuen Angeboten verwendet.
• 🗑 Löschen — logische Löschung. Die Hauptadresse kann nicht gelöscht werden, ohne vorher eine andere zur Hauptadresse zu machen.

Versandadresse für ein Angebot auswählen

Hat der Kunde mehrere Adressen, erscheint im Angebots-Panel ein Adresswahl-Selektor. Wähle die richtige Lieferadresse vor dem Senden.

8. Events & Truck-Bestand

Was ist ein Event?

Ein Event ist ein von Galican erstelltes Projekt mit einem speziellen Rabattlimit — höher als das normale Maximum. Typische Anwendungsfälle: Messen, Agility-Wettkämpfe, Gruppenbestellungen von Vereinen.

Events aufrufen

Wenn dir Events zugewiesen wurden, erscheint der Tab 🎪 Events in der Navigation. Jede Event-Karte zeigt:

• Name und Referenznummer des Events.
• Gelbes Badge: 🎫 Bis zu X% Rabatt.
• Status (Aktiv / Abgeschlossen) und Notizen von Galican.
• Eine aufklappbare Zeile 📦 Lagerübersicht: aufklappen für vorproduzierte Artikel am Stand mit verfügbar / reserviert / verbraucht.

Event aktivieren

1. Öffne den Tab 🎪 Events.
2. Klicke auf Dieses Event verwenden.
3. Im Prüfbildschirm erscheint das gelbe Badge 🎪 Event-Preise — max X%.

Truck-Lager-Modus (eingeschränkter Katalog)

Wenn Galican Artikel für den Stand vorproduziert hat, kann das System in den 🚛 Truck-Lager-Modus wechseln:

• Ein bernsteinfarbenes Banner erscheint oben im Katalog: "🚛 Truck stock mode — nur Artikel auf dem Event-Truck werden angezeigt".
• Der Katalog zeigt ausschließlich Artikel, die physisch auf dem Truck vorhanden sind.
• Um die Einschränkung aufzuheben, klicke Event verlassen im Banner.

Angebote erstellen & Ausstellungsbestand

Außerhalb des Truck-Modus gilt das hybride Verhalten:

• Ausstellungsstücke vor Ort: Der Katalog leitet zunächst zu diesen physischen Einheiten. Kein neuer OF wird ausgelöst.
• Auf Bestellung: Bei erschöpftem Bestand oder Sonderwünschen wird die Bestellung mit Event-Rabatten platziert und automatisch als OF in die Werkstatt eingereiht.

Zurück zu Standardpreisen

• Option A: Im Prüfbildschirm ✕ am gelben Badge klicken.
• Option B: Tab 🎪 Events → ← Event verlassen.

9. Support & Live-Chat

🎫 Reiter Support (Tickets)

Der Reiter 🎫 Support ist der schnellste Weg zu uns: Ihre Anfrage wird von der ersten Minute an ein nummeriertes Ticket — nichts geht zwischen E-Mails verloren.

• Ticket eröffnen: Thema wählen (Bestellstatus, Produktproblem, Ersatzteil, Montage/Nutzung, Vertrieb, Sonstiges), Bestellnummer, Produkt und bis zu 4 Fotos, Videos oder PDFs anfügen (Fotos/PDFs max. 8 MB, Videos max. 24 MB), beschreiben und senden. Sie erhalten sofort eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihrer Ticketnummer. Bei einem Produktproblem oder Ersatzteil fragt das Formular zusätzlich ab: Modell und Jahr des Produkts, die bereits durchgeführte Lösung (falls vorhanden), auf Kosten von wem (Endkunde, Händler oder Garantie) und die Versand-Präferenz (zu einem Projekt hinzufügen oder direkter Versand an den Kunden).
• 🎫 Meine Tickets: neben dem Formular alle Ihre Tickets mit Live-Status (Eingegangen → In Bearbeitung → Gelöst). Klicken Sie, um den Verlauf zu lesen.
• E-Mail-Updates: Sie erhalten eine E-Mail bei jeder Statusänderung. Antworten Sie unter Angabe der Ticketnummer, um Informationen nachzureichen — sie landen im Ticket.

E-Mail-Support

Bei Problemen mit dem Portal, Bestellungen, Preisen oder deinem Konto schreibe an support@galican.es. Antwort innerhalb von 1 Werktag.

Live-Chat (VIP-Agenten)

Wenn dein Konto Chat-Zugang hat, erscheint unten rechts ein 💬 Chat-Button auf jeder Portalseite.

• Das Widget öffnet sich als vollständiges Panel mit Gesprächsverlauf.
• Dateien und Bilder können direkt angehängt werden.
• Verfügbar während der Geschäftszeiten (CET/CEST). Außerhalb der Zeiten werden Nachrichten in eine Warteschlange gestellt.

9. Design, Filter & Einstellungen

Hell / Dunkel

Der Button 🌙 (dunkel) / ☀️ (hell) oben rechts wechselt zwischen den Themen. Die Wahl wird gespeichert.

Oberflächensprache

Deine bevorzugte UI-Sprache ist in deinem Konto hinterlegt und wird beim Login angewandt. Änderungen bitte an support@galican.es.

Filter nach Projekt

Die Tabs 📋 Meine Angebote und ✅ Bestätigte Aufträge haben jeweils einen Projekt-Filter oben in der Liste. Pro Tab unabhängig.

Abmelden

Button Abmelden oben rechts.

9. Kurzübersicht